上司からエクセルファイルを渡された時、気を付けるべき5つのこと

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janjf93 / Pixabay

新入社員でも、中途入社でも、パソコンがあまり得意ではないので不安という方が多いかと思います。

でも、社会に出てしまうと、上司や先輩は、ナチュラルに「パソコンが出来る」ものとして接してきます

彼らの言う「これくらい知っているだろう」「これくらい」は、実は社会に出てからでは教えてもらえないことがほとんどです。

何故かというと、とても簡単なことだからです。

私の経験から、上司や先輩からEXCELのファイルを渡された時、取りあえずこれだけ気を付けて置けば、何とかなるだろうという5つのことをピックアップしますね!

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ファイルを渡されたら、まずはバックアップを取る

編集してほしいとファイルを預かったら、まずバックアップを取るといいです。

いちいち上司に確認する必要はありません。

自分が編集している際、何か不具合を起こしてしまった場合の保険です。

自分が管理しているネットワーク上でもいいですが、USBは使用しない方がいいと思います。

紛失が怖いので。

場所は気を付けて下さい。

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バックアップというと難しいように感じますが、要はファイルをのコピーを保険に持っておくということです。

これは自分の経験でもあります。

他人から渡されたファイルは、割とクセの強いファイルがあったりします。

編集しているうちに、設定を削除してしまったなどの事故が起こった場合は、速やかに最初の状態に戻せるようにしておくと作業が安心です。

ただ、何でもかんでもファイルを残す人がいますが、そこは整理整頓です。

不要になったファイルは速やかに整理して、削除しておきましょう。

ファイルを開いたら「作業グループ」を確認

「作業グループ」とは何ですか?と思う方も多いのではないでしょうか。

スクールや学校の授業でしか教えてもらえない機能かもしれません。

EXCELはファイル自体を「ブック」と呼びますが、その中には複数の「シート」が存在します。

そのシートをグループ化しておいて、同じ操作をグループ化してあるすべてのシートに一度に適用させることが出来ます。

かなり作業効率が高くなる素晴らしい機能ですが、「作業グループ」になっているのに気づかないまま操作をしてしまうと、意図しないシートまで編集されてしまいます。

なので、ファイルを渡されたら、図の部分を確認します。

ここに「作業グループ」と出ていたらグループ化されています。

必要なければ、シート名を右クリックして「作業グループ解除」をしておくと良いです。

「セルの結合」に気を付ける

「セルの結合」もとても便利な機能なので、多用される方も多いです。

上手く使うと、自由自在にEXCELのセルをレイアウトすることが出来ます。

ただ、この機能ですが、自分が使う分にはいいのですが、他人が作ったファイルはややこしくてなかなか編集がしずらいです。

結合してあるセルをアクティブにすると、リボン部分の「セルを結合して中央揃え」のコマンドが反応します。これが見えたら要注意です。

作成した人は、レイアウトをしながら「セルの結合」をしているので、外そうとすると余計な場所まで解除されてしまう場合もあります。

パズルのように結合する人もいるので、出来るだけ触らないように編集していきましょう。

そのためには、どのセルが結合されているか、「セルを結合して中央揃え」を確認しながら作業して下さい。

空白のセルにも気を付ける

何も入っていないように見えて、実は関数や数式が入っているセルも存在します。

アクティブにすると、数式バーに何が入っているのか見えるので、必ず確認をすることをおすすめします。

すぐに「delete」キーを押して消してしまわないようにして下さい。

計算式が入っている場合など、削除してしまうことによって計算が出来なくなってしまいます。

表の中などに存在する空白のセルは、何も入っていないか確認するようにしてください。

行番号と列番号も確認しよう

行や列単位でセルが隠されている場合もあります。

幅が長くなって見づらいから、とか、数式を立てるのに必要だが見えない方がいいセルなど、理由は様々です。

でも、そこにはあるのに見えないだけなので、コピーする時など、自分では意図せずにコピーを取ってしまったりします。

こんな風に、二重に見えていたら要注意です。

行も同じですが、ここには見えていないセルの列が隠れています。

確認する方法は簡単です。「再表示」にしてみて、不要ならまた「非表示」にしておくと良いです。

列番号を右クリックするとメニューが出てきますので、「再表示」「非表示」はワンタッチで出来ます。

フィルタも確認しておくと良いです

同じように見えなくする機能に「フィルタ」という機能もあります。

これは単に隠すのではなく、ある条件で「抽出」してあるということになります。

これも、フィルタの設定を知らないまま操作をすると、表が崩れた時に立て直せなくなりますので、先に確認をして認識しておくと良いです。

列見出しに「▽のマーク」がついていて、データタブのフィルタに色がついているかどうか確認をします。

上記の図のようになっていたら、表はフィルタ機能を使える状態になっています。

図:A

後は、行番号が図のように青くなって、数字が飛んでいたらフィルタが設定されています。

こちらも「非表示」と同じで、フィルタ機能で抽出したことにより、見えなくなっている行があるということになります。

なので、図:Aのように「▽」の横にマークがあるのをクリックしてみて、どんな条件でフィルタされているか確認をしておくことをおすすめします。

まとめ

いかがでしたか?

取りあえず、単純な設定ですが、スクールなどに行っていないとなかなか教えてもらえないことを5つ挙げてみました。

後は、わからなければ絶対に聞きましょう。

自己判断で仕事を進めてしまうと、二度手間になってしまったりします。

上記の5つは、ファイルを渡された時に気を付けた方がいいことですが、反対に、誰かにファイルを渡す時には、上記の設定がしてあれば、わかるようにコメントを入れておくなどの気配りがあると良いのではないでしょうか。

それと、最後にひとつだけ。

EXCELは、最後に保存した時のアクティブセルを記憶しています。

なので、ファイルを他人に渡す際には、アクティブセルを「A1」の位置で保存しておくとスマートですよ!

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