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最近はスマホが普及しているので、あまりファイルを扱うことが少ないのではないでしょうか。
うちも、新しい人は大抵ファイルの保存方法や場所で躓いてくれます。
でも、これ。
今更聞けないし、知らないと大問題ですよ。
取りあえず、パソコンでのファイルの扱いに不慣れな方へ、絶対に抑えて欲しいポイントを５つまとめてみました。
こんなこと知ってるわ、ということばかりかもしれませんが、実は意外とこれが出来ない人が多くて困っています。
基礎の基礎なんです。知ってて当たり前なんですが、理解していない人が多すぎます。
そして、知らないがためにトラブルを巻き起こしてくれるんです。
何よりも怖いのは、下記にまとめた事柄は、社会に出たら誰も教えてくれません。
知ってて当たり前だと思われる項目ばかりです。
ファイルとフォルダの違い
これを理解していない人が多すぎて困ります。
フォルダは入れ物。要はファイルを片付けておく引き出しのようなものです。
そして、その中にファイルを格納します。
当たり前のことを説明していますが、これの整理が出来ていないと、パソコンの中は大事なファイルが迷子になってしまったり、最悪の場合はせっかく作成したファイルを紛失してしまったりという事態が起こります。
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フォルダはこんな入れ物です。
右クリックして「新規作成」というところから「フォルダ」を作成することが出来ます。
仕事で使う複数のファイルは、フォルダを作って整理整頓しておいてください。
バラバラに保存しておかないでください。
ファイルには拡張子がある
何をいまさら、と思われるかもしれませんが、知らない人が多いです。
そして、何よりも恐ろしいのは、社会に出たらいちいち説明してくれる人はいません。
例えば、WORDのファイルなら「〇〇〇．docx」という風に、「.」ドットの後にアルファベットの羅列があります。
これを認識して、windowsはどのソフトを使ってファイルを開けばよいか識別しています。
決して消さないようにして下さい。
そして主要なアプリケーションの拡張子は覚えておいて下さい。
EXCELは「.xlsx」などです。
取引先から写真のファイルが添付されてくることもあります。
拡張子をしっかり確認して、どういった性質のファイルなのか認識しておいてください。
大抵の画像の場合は「jpg」か「jpeg」で問題ないかとは思いますが、画像ファイルはほかにも頻繁に扱う拡張子があります。
「png」「bmp」などは覚えておきましょう。
性質については各自で調べてみて下さいね。どれも違いがありますから、最低でも上記に挙げた３種類くらいを知っていると問題ないかと思います。
「名前を付けて保存」
これも注意して下さい。
新規で何かファイルを作成している時、保存する時は「名前を付けて保存」や「新規保存」です。初めてファイルに名前を付けて保存をすることになります。
「名前を付けて保存」の注意点と便利機能
大したことではありませんが、ありがちな失敗を一つ紹介します。
何かファイルを作成していて、新規で保存をする際のことです。
例えば、既存のファイルが同じ場所にある場合の失敗です。
名前を付けて保存をする際に、同じ場所にあるファイルをクリックしないでください。
名前がクリックしたファイルを同じ名前になってしまいます。
そのまま保存をしてしまうと、既存のファイルの中身が「名前を付けて保存」した新しいファイルの中身で上書きされてしまいます！なので、既存のファイルの内容が消えてしまいます。
これが結構やらかしてくれる失敗です。
何故か、既存のファイルをクリックして、名前が変わってしまっているのに気づかずに上書き保存してしまう人はとても多いんです。
気を付けて下さい。
ただ、これはメリットもあります。
同じような名前のファイルで新規保存をする場合は、あえてクリックして同じ名前にしてから一部を変更すると楽ちんですよね。
なので、保存する際は落ち着いて、確実に保存をするように心がけて下さい。
むやみやたらとクリックしないようにしましょう。
上書き保存も大事です
そして、一旦新規保存をしたら、こまめに「上書き保存」をして下さい。
データは結構簡単に壊れたりします。
パソコンはフリーズもします。
大事なデータが損なわれることのないように、作業途中での保存は忘れずに行ってください。
操作に集中するあまり、「上書き保存」はおろか、「新規保存」すら忘れて作業に没頭する人がいますが、あれは気を付けて下さい。
一旦フリーズして落ちてしまったら、データは帰って来ません。
時間の無駄になります。
保存場所とは
ここが一番大事です。
必ず、保存場所を確認して、確実に保存を行えるように覚えておいてください。
どこに保存したのかわからない。
保存したはずなのに見当たらない、では困ります。
会社によっては、保存場所がネットワーク上であったり、自分が使っているパソコンのローカルドライブだったりと様々です。
これは会社に入った際に先輩や上司に聞けば教えてもらえます。
むしろ聞かないまま操作するのは絶対にやめておきましょう。
必ず確認しましょう。
これに関しては「知らない」が当たり前です。最初だけ教えてもらえます。
しっかりと頭に叩き込み、自分がどこで作業をしているのか認識をして下さい。
保存場所をしっかり理解しておくと、フォルダの整理も確実に行えます。
せっかく作成したファイルが迷子になることもありません。
言われたデータを、短時間でささっと用意しておくことが出来ますので、仕事の効率が上がります。
まとめ
どうですか？
社会に出てから困ったことはありませんでしたか？
学生の時に、データを扱う機会はあったかと思いますが、何となく扱って来たという人も多いかと思います。
学校のネットワークと会社は違いますし、個人情報などを扱う機会も増えるため、データとしてのファイルの扱いには十分に気を付けなければ大変なことにつながる可能性もあります。
当たり前のことですが、本当にファイルの紛失や迷子が多いです。
特に、ネットワークでつながっている保存場所の違いには気を付けて下さい。
わかっていないと、トラブルがあったときに「何が起こったのか」がわからなくて対処出来なくなります。
本当に当たり前で今更ですが、保存に関する基礎の基礎です。
自分自身の利益に関わることなので、完璧にしておいてくださいね！
