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EXCELと違って、WORDは初心者でも簡単に扱うことが出来るソフトだと思います。
文字を入力するだけで使えるので、使いやすいアプリケーションの一つです。
WORDには、文書作成のための様々な便利な機能が備わっています。
誰でも簡単に使える反面、重要な機能を知らずに使用していると、せっかく綺麗にレイアウトした文書が崩れてしまったり、思うように印刷が出来なかったりしてしまいます。
EXCELの記事でも書きましたが、一番複雑で手間の掛かるのが他人から渡されたファイルです。
自分ではなく、他人が作成したファイルは、どんな機能を使って作成されているのかわかりません。
編集する際にレイアウトが崩れてしまう可能性もありますので、最低限確認しておくと良いポイントをまとめてみました。
バックアップを取っておくと良い
EXCELと同じく慣れるまではバックアップを取っておくと良いです。
仕事や、アプリケーションの操作に慣れて来れば、取らなくても良い場合ももちろんありますが、編集が上手く行かなかったときのために元ファイルを取っておくと良いですよ。
不要になったら、必ず整理整頓して下さい。
増えすぎて訳が分からなくなります。
ページレイアウトを確認しておこう
これも慣れない間はしていた方が良い操作です。
「レイアウト」タブをクリックします。
ダイアログボックス起動ツール（小さい矢印のようなマーク）をクリックすると、ダイアログボックスが展開するので、用紙のサイズや余白なども確認しておくと良いです。
普通のビジネス文書を作成する際には、ほとんど変更することはない設定ですが、慣れるまでは自分がどんな設定のファイルを扱っているのか、確認することをオススメします。
画像やイラストの配置の設定
イラストや写真などの画像ファイルが配置されている場合ですが、ひとつ確認しておくと良い項目があります。
画像を選択すると、右上にマークが出てきますが、クリックすると画像の配置状況を確認出来ます。
赤い四角で囲ってあるのが「前面」「背面」配置ですが、ここが選択されている場合はあまり気にしなくても大丈夫です。
それ以外の設定になっている時は、画像以外のテキストを触ったり、他の画像を動かしたりすると影響が出る場合もあります。
イラストなどを移動した際に、意図しないレイアウト崩れを起こしたら設定を確認してみてください。
作成する人によって、色々な設定を使う癖があると思うのですが、個人的なおすすめは「前面」「背面」になります。
一番扱いやすいです。
インデントなのかスペースなのか行揃えなのか
文字列が図のような配置にある場合、何を設定してあるのか見ただけではわかりませんよね。
- 「行揃え」用紙に対して、文字を「右寄せ」「左寄せ」「中央」に配置出来る
- 「インデント」文字列をまとめて文字数で移動することが出来る
- 「スペース」スペースキーを押して空白で移動させる
上記の３種類を使用することが多いと思いますが、推奨は「行揃え」「インデント」です。
「スパース」で文字を送るのは簡単なのでいいのですが、行ごとに位置が合わなくなったりしてきます。
インデントなどの設定を見る場合は、段落のダイアログボックスを開くと良くわかります。
（段落のダイアログボックス起動ツールはホームタブの段落グループにあります）
渡されたファイルの編集が、どの設定でしてあるかによって編集方法が変わってきます。
「スペース」で文字送りをしてある場合は、他の文字列を増やしたり減らしたりしているうちに配置がずれたりすることもありますので、何を使って設定しているのか、事前に確認しておくことをオススメします。
見出しなどの設定の確認
長文やページ数が多いファイルの場合は、見出しが設定されていないかを確認しておくと良いです。
段落にカーソルを置いた状態で、ホームタブのスタイルグループを見てみて下さい。
標準以外の部分が選ばれている場合は、何かしら設定がされています。
気を付けて下さい。
見出しを元に「目次」を作成することが出来るので、見出しが設定してある部分を変更したり、文字列を修整した場合は、目次も更新しないといけません。
なので、目次ページがある文書は、必ず見出しの部分を確認した方が良いです。
まとめ
思いつくことを５つ挙げてみましたが、実はEXCELよりもWORDのほうが気をつけるべき点がたくさんあるように思います。
なぜかというと、単ページのファイルなら問題はあまりないと思います。
ただ、複数のページが保存されているがいるなどは、扱いに注意が必要です。
目次が設定されていると、前述した「見出し」が必要になってきますし、文書校正も入れる必要があるかもしれません。
ページ番号が入っていたりすると、勝手にページを増やしてしまい、番号が狂ってしまう可能性もあります。
基礎的なことで、社会に出てからは説明してもらえないことはほかにもたくさんあります。
また記事を追加していきますので、是非参考になさって下さい。
でも、あれもこれも一度には覚えられませんので、わからないことはその場で確認しましょう！
あと、文書を作成する際には、タイピング速度は仕事の効率に大変役立ちます！
意識して上達できるようにすると良いですよ！
